Un evento corporativo no falla por un plato frío: falla por una cadena de decisiones que nadie coordinó. Después de cientos de producciones, consolidamos en una checklist la secuencia exacta que seguimos el día D. Te la compartimos completa porque, honestamente, le sirve a cualquier organizador.
72 horas antes
- Confirmación de headcount final con el cliente (y el buffer de 10 % de comida).
- Verificación del rider eléctrico del venue: amperaje disponible, puntos de corte y horarios de montaje.
- Ensayo técnico de audiovisual con el contenido real, no de prueba.
- Revisión de la lista de restricciones dietarias.
- Confirmación de clima y activación (o no) del plan de contingencia.
24 horas antes
- Cocina: producción de entraderas y platos que no toleran espera.
- Mobiliario: armado completo o semiarmado según el acceso del venue.
- Escenario: pantallas calibradas, sonido probado con la música real del evento.
- Personal: briefing de roles, tiempos y puntos de encuentro.
El día D (minuto a minuto)
- T-6 h: entrada de equipos y montaje.
- T-3 h: montaje de mesas, decoración y estaciones de comida.
- T-2 h: ensayo de sonido y luces. Primera prueba de temperatura de los platos.
- T-1 h: recepción de invitados. Comienza la coctelería.
- T-0: apertura. A partir de aquí el reloj lo dirige el productor, no el cliente.
- Cierre: desmontaje, retiro de residuos y checklist de salida con el venue.
La regla de oro
El 90 % de los imprevistos se anticipan en las 72 horas previas. El 10 % restante se resuelve con un protocolo de contingencia escrito, no con improvisación. Si tu checklist no tiene un “qué pasa si” para cada punto, no está completa.
¿Quieres que revisemos la checklist de tu próximo evento? Escríbenos y te la adaptamos a tu formato.
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